POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Identité et coordonnées du Responsable

Nos informations d’identification : XTRA AUTO SLU. Vous pouvez nous contacter :

• Par courrier postal : AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA)
• Par e-mail : rgpd@grupoxtra.es
• Par téléphone : +(34) 961 666 660
• Site web : www.clickrent.es

Nous vous informons qu’en vertu de l’article 37.1 du RGPD, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données est obligatoire. Vous pouvez le contacter par e-mail ou par téléphone et lui adresser toutes vos questions, doutes, suggestions ou exercer vos droits en vertu du présent Règlement concernant le traitement de vos données personnelles.

Coordonnées de notre DPO : Vicente M. Sancho Rodríguez (Caler Consultores, S.L.) - rgpd@grupoxtra.es.

Catégories de données personnelles

Nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d’identification – nom et prénom, carte d’identité ou équivalent.
• Données administratives – raison sociale, adresse, données bancaires et personnes de contact.
• Données de contact – e-mail, numéro de téléphone et adresse.
• Données numériques – cookies, adresse IP, sites web et réseaux sociaux et autres données accessibles publiquement sur Internet, etc.
• Données issues des réseaux sociaux – données du profil public des réseaux sociaux des abonnés et visiteurs.
• Données du canal éthique – données relatives à l’incident ou à la personne qui le signale, en lien avec les incidents reçus via le canal éthique.
• Données professionnelles – fournisseurs, clients, administrateurs et associés.
• Données d’utilisateur enregistré – préférences, données de contact, processus de paiement.
• Autres données nécessaires au traitement – pour plus d’informations sur les catégories de données personnelles dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

Comment recueillons-nous vos données ?

Nous recueillons des informations vous concernant à partir des sources suivantes :

Depuis notre site web :

• Via le formulaire d’abonnement.
• Via le Chat en ligne.
• Via le canal éthique.
• Via l’enregistrement en tant qu’utilisateur.
• Via le processus de location en ligne, aussi bien sur notre site web que via d’autres sites partenaires.
• Via la section Travailler avec nous.
• Tirages au sort via EasyPromo
• Formulaires META

Depuis d’autres outils sur Internet :

• Via nos réseaux sociaux.
• Via l’e-mail à des Clients ou Fournisseurs avec lesquels il existait déjà une relation commerciale préalable.
• Via l’e-mail à des prospects ou personnes intéressées sans relation commerciale préalable pour lesquelles nous n’avons pas encore obtenu de consentement explicite.
• Via l’e-mail à des personnes intéressées dont nous disposons du consentement à travers les différents formulaires de contact.

Depuis d’autres sources :

• Lorsque nous communiquons ou interagissons avec vous par téléphone, e-mail ou par un autre moyen de contact de notre entreprise.
• Lorsque vous visitez nos installations.
• Lors d’une visite commerciale.

Pour plus d’informations sur les différents mécanismes de collecte de données dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

Combien de temps conservons-nous vos données ? (Durée de conservation)

Les données seront conservées tant qu’il existe une relation commerciale, contractuelle ou professionnelle avec la personne concernée et ensuite pendant les années nécessaires afin de respecter les obligations légales correspondantes dans chaque cas. Sans préjudice de ce qui précède, elles seront conservées tant qu’elles sont nécessaires au traitement et que la personne concernée n’en demande pas la suppression.

En ce qui concerne la documentation comptable et fiscale, à des fins fiscales, les livres de comptabilité et autres registres obligatoires selon la réglementation fiscale applicable (IRPF, TVA, IS, etc.), ainsi que les supports documentaires justifiant les inscriptions effectuées dans les livres (y compris les programmes et fichiers informatiques et tout autre justificatif ayant une pertinence fiscale), doivent être conservés au moins pendant la période durant laquelle l’Administration a le droit de vérifier et d’enquêter et, par conséquent, de liquider la dette fiscale. Selon les articles 66 à 70 de la Loi Générale Tributaria, cette durée est de 4 ans.

En ce qui concerne la documentation comptable et fiscale, à des fins commerciales, les livres, correspondances, documents et justificatifs relatifs à votre activité, dûment classés à partir de la dernière inscription effectuée dans les livres, sauf dispositions générales ou particulières contraires, cette obligation commerciale s’étend aussi bien aux livres obligatoires (recettes, dépenses, biens d’investissement et provisions) qu’aux documents et justificatifs supportant les inscriptions effectuées dans les livres (factures émises et reçues, tickets, factures rectificatives, documents bancaires, etc.). Selon l’article 30 du Code de Commerce, cette durée est de 6 ans.

Pour plus d’informations sur la conservation des données dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

À qui transmettons-nous vos données ?

Selon la finalité du traitement, vos données personnelles peuvent être transmises ou traitées par différentes catégories de destinataires :

• Collaborateurs ou professionnels externes.
• Administrations publiques (Administrations publiques qui les utilisent dans l’exercice légitime de leurs compétences).
• Cabinet fiscal, comptable et social
  • Finalité : Gestion comptable, fiscale et respect des obligations fiscales et sociales.
  • Données transmises : Données d’identification des clients/fournisseurs/salariés, données économiques, facturation et bulletins de salaire.
  • Base juridique : Obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
• Compagnies d’assurance
  • Finalité : Souscription d’assurances liées aux véhicules loués et gestion des sinistres.
  • Données transmises : Données d’identification et de contact du conducteur, numéro de permis de conduire, historique des sinistres.
  • Base juridique : Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) et, dans certains cas, intérêt légitime (art. 6.1.f).
• Entreprises de maintenance, réparation et assistance routière
  • Finalité : Assistance au conducteur pendant la location (par exemple, en cas de panne).
  • Données transmises : Nom, téléphone et localisation du client.
  • Base juridique : Exécution du contrat.
• Établissements financiers ou plateformes de paiement
  • Finalité : Traitement des paiements, encaissements et remboursements.
  • Données transmises : Coordonnées bancaires et de carte, données d’identification du client.
  • Base juridique : Exécution du contrat et respect des obligations légales.
• Entreprises de contrôle de flotte et de géolocalisation
  • Finalité : Gestion opérationnelle de la location, sécurité du véhicule et localisation en cas de vol.
  • Données transmises : Données de géolocalisation du véhicule, associées au contrat.
  • Base juridique : Intérêt légitime (sécurité du bien loué) et exécution du contrat.
• Forces et corps de sécurité
  • Finalité : En cas de demandes judiciaires, amendes de circulation ou enquêtes.
  • Données transmises : Identité du conducteur, données du contrat de location, plaque d’immatriculation du véhicule.
  • Base juridique : Respect d’une obligation légale.
• Entreprises de logiciels ou d’hébergement (fournisseurs technologiques)
  • Finalité : Support technique, hébergement de données, systèmes de facturation ou gestion CRM.
  • Données accessibles : Accès à distance aux systèmes où sont hébergées les données des clients.
  • Base juridique : Relation contractuelle avec le fournisseur en tant que sous-traitant (pas une transmission proprement dite, mais pertinente).
• Entreprises de marketing ou d’enquêtes de satisfaction
  • Finalité : Fidélisation des clients, amélioration du service.
  • Données transmises : Nom, e-mail, téléphone.
  • Base juridique : Consentement ou intérêt légitime.

Dans tous les cas, nous transmettons vos données uniquement dans la mesure strictement nécessaire et de la manière requise pour réaliser les finalités décrites dans la présente politique de confidentialité, et uniquement à des entités avec lesquelles nous avons signé des accords protégeant vos droits et libertés en matière de données personnelles. Ces entités et/ou professionnels considérés comme Sous-traitants sont soumis aux dispositions de l’art. 28 du RGPD et nous veillons à ce qu’ils prennent toutes les mesures de sécurité nécessaires conformément à ladite réglementation.

Nous vous informons également que vos données peuvent être traitées par les entreprises appartenant à notre groupe, à des fins commerciales, administratives, statistiques et/ou financières. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site web https://grupoxtra.es.

Pour plus d’informations sur la transmission de données à des tiers dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

Où traitons-nous vos données ?

Afin de mener à bien notre activité, la prestation de nos services et/ou la vente de nos produits, nous traitons vos données personnelles conformément aux conditions établies dans la présente politique de confidentialité au sein de l’Union Européenne (UE).

Pour plus d’informations sur l’endroit où nous traitons les données dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

À quelles fins traitons-nous vos données ?

Vos données seront collectées pour les opérations de traitement pertinentes aux fins suivantes :

Fins propres aux éléments de notre site web :

• Formulaire d’abonnement :
  • Recevoir notre bulletin d’actualités.
• Travailler avec nous :
  • Intégrer le CV dans notre base de données d’emploi.
• Travailler avec nous :
  • Collecte de données d’utilisateurs pour participer à nos campagnes.
  • Possibilité d’inscription à la newsletter.
• Via l’enregistrement en tant qu’utilisateur :
  • Enregistrer les préférences en tant qu’utilisateur.
  • Suivi et gestion des questions liées à l’utilisateur.
• Via le processus de location en ligne :
  • Enregistrer et gérer les données de location.
  • Assurer le suivi de la location.
  • Traiter le paiement de la location.
• CHAT EN LIGNE/AGENT EN LIGNE : Répondre aux doutes ou questions concernant nos produits ou services. Les données personnelles ne seront pas utilisées à d’autres fins.
• CHAT HORS LIGNE/AGENT HORS LIGNE : Utiliser les données de contact fournies via le formulaire spécifique pour répondre aux questions posées par l’utilisateur.
• Canal éthique :
  • Suivi et gestion de l’incident.
  • Contacter, le cas échéant, la personne ayant signalé l’incident.
  • Utilisation des données fournies pour une résolution correcte de celui-ci.
• Traitement spécifique sur les réseaux sociaux (voir section réseaux sociaux).
• Dans le cas de prospects ou clients potentiels pour lesquels nous ne disposons pas du consentement explicite, celui-ci sera demandé par e-mail afin de pouvoir maintenir la communication.

Finalités générales de notre activité :

• Recevoir des informations de contact ou d’autres demandes formulées par vous via l’un de nos canaux de communication.
• Tâches administratives découlant de la prestation de nos services.
• Tâches administratives découlant de la vente de nos produits.

Pour plus d’informations sur les finalités du traitement des données dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et gratuitement en exerçant vos droits, en adressant votre demande par écrit et dûment identifiée au moyen d’un document justificatif, à notre adresse AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA) ou par e-mail à l’adresse rgpd@grupoxtra.es. Pour plus de détails sur l’exercice de vos droits, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

Pourquoi pouvons-nous traiter vos données ? (Base légale)

L’utilisation de vos données dans les conditions décrites ci-dessus est autorisée par la réglementation européenne et espagnole en matière de protection des données conformément aux bases juridiques suivantes :

Art.6. RGPD

• La personne concernée a donné son consentement pour le traitement de ses données personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
• Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’application, à la demande de celle-ci, de mesures précontractuelles.
• Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Canal éthique. Pour le canal éthique, le traitement est fondé sur la Loi 2/2023 du 20 février, réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption.

Pour plus d’informations sur la base juridique du traitement des données dans le cadre de notre activité, vous pouvez consulter notre Registre des Activités.

Quels sont vos droits ?

La réglementation en matière de protection des données vous permet d’exercer auprès du Responsable du traitement vos droits d’accès, de rectification, d’opposition, de suppression (« droit à l’oubli »), de limitation du traitement, de portabilité et de ne pas faire l’objet de décisions individuelles automatisées.

Toute personne concernée a le droit de recevoir AVANT que ses données ne soient collectées, une information de base de premier niveau, de manière résumée, au moment et sur le support où ses données personnelles sont collectées, et, d’autre part, de recevoir le reste des informations sur un support plus adapté à leur présentation et compréhension.

Les informations fournies par couches ou niveaux seraient les suivantes :

Information 1ère couche

• L’identité du Responsable du traitement.
• Quelles données seront traitées.
• À quelles fins.
• Où et comment elles ont été obtenues.
• La base juridique du traitement.
• Si elles seront communiquées, transmises ou traitées par des tiers.
• La référence à la procédure d’exercice des droits.

Information 2ème couche

• Coordonnées du responsable. Identité et coordonnées du représentant (le cas échéant). Coordonnées du délégué à la protection des données (le cas échéant).
• Description détaillée des finalités du traitement. Délais ou critères de conservation des données. Décisions automatisées, profils et logique appliquée.
• Détail de la base juridique du traitement, dans les cas d’obligation légale, d’intérêt public ou d’intérêt légitime. Obligation ou non de fournir des données et conséquences d’un refus.
• Destinataires ou catégories de destinataires. Décisions d’adéquation, garanties, règles d’entreprise contraignantes ou situations spécifiques applicables.
• Comment exercer les droits d’accès, de rectification, de suppression et de portabilité des données, ainsi que la limitation ou l’opposition à leur traitement.
• Droit de retirer le consentement donné.

(Le tableau suivant indique quels sont vos droits).

Ces droits se caractérisent par les éléments suivants :

• Leur exercice est gratuit.
• Vous pouvez exercer vos droits directement ou par l’intermédiaire d’un représentant légal.
• Si la demande est présentée par voie électronique, l’information sera fournie par ce moyen lorsqu’il est possible, sauf si la personne concernée demande à l’obtenir autrement.
• Avant d’exercer vos droits, nous devons vous identifier afin de protéger vos données personnelles contre toute tentative frauduleuse.
• Votre demande sera traitée dans un délai d’un mois.
• Le responsable est tenu de vous informer des moyens d’exercer ces droits. Ces moyens doivent être accessibles et il ne peut pas vous être refusé d’exercer vos droits simplement parce que vous choisissez un autre moyen.
• Si le responsable ne donne pas suite à la demande, il vous en informera dans un délai maximum d’un mois, en indiquant les raisons de son inaction ainsi que la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une Autorité de Contrôle.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits, vous pouvez nous contacter par l’intermédiaire de notre Délégué à la Protection des Données :

Par courrier postal : XTRA AUTO SLU - Att. Délégué à la Protection des Données - AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA)

Ou par e-mail à l’adresse : rgpd@grupoxtra.es

Nous vous informons qu’en vertu de l’article 37.1 du RGPD, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données est obligatoire. Vous pouvez le contacter par courrier électronique à l’adresse indiquée et lui adresser toutes vos questions, doutes, suggestions ou exercer vos droits dûment identifiés au moyen d’un document justificatif, conformément au présent Règlement concernant le traitement de vos données personnelles.

Autorité de Contrôle

Si vous souhaitez déposer une réclamation concernant le traitement de vos données par XTRA AUTO SLU, nous vous informons que vous pouvez contacter l’Agence Espagnole de Protection des Données, C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid. http://www.agpd.es

Cookies

Les cookies sont des fichiers téléchargés sur votre ordinateur pour collecter des informations standard d’enregistrement Internet et des informations sur les habitudes de navigation. Ces informations sont utilisées, par exemple, pour suivre l’utilisation des visiteurs du site web et établir des rapports statistiques sur l’activité du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il n’accepte pas les cookies. Cependant, certains cookies internes sont nécessaires pour permettre à la session de l’utilisateur du site web d’utiliser nos services.

Pour plus d’informations, consultez la Politique de Cookies du site web.

Réseaux sociaux

XTRA AUTO SLU est présent sur les réseaux sociaux tels que : Facebook, Whatsapp, TikTok et Instagram, la finalité du traitement des données personnelles étant celle établie dans les conditions propres à chaque service. Si l’inscription à certains services s’effectue au moyen de données personnelles associées à un compte utilisateur, il est signalé que certaines informations contenues dans votre compte seront partagées. XTRA AUTO SLU rappelle que vous devez connaître les politiques de confidentialité de ces réseaux sociaux afin d’éviter de partager des informations non souhaitées.

Vous disposez dans les réseaux sociaux des paramètres de confidentialité et de gestion du compte pour gérer vos préférences de confidentialité, identité, publicité et autres aspects liés.

Dans le cas où l’inscription à certains services s’effectuerait au moyen de données personnelles associées à un compte utilisateur, il est signalé que certaines informations contenues dans votre compte seront partagées.

Les finalités des données collectées sur les différents réseaux sociaux sont :

• Publicité et prospection commerciale.
• Gestion des bases de données de clients provenant de campagnes ou promotions, et diffusion de nos activités et services auprès de nos abonnés.
• Activités liées au commerce électronique et suivi des commandes.
• Communication avec les clients ou personnes intéressées.
• Organisation de tirages au sort et promotions. Collecte de données et publication des résultats.

En détaillant chaque réseau social, sur Facebook, lorsqu’un utilisateur devient fan de la Page Officielle en cliquant sur le bouton « J’aime », il autorise que ses données personnelles soient utilisées uniquement sur cette plateforme de Facebook pour la gestion de la « Fan Page » et des communications bilatérales avec ces abonnés via le chat, publications, commentaires, messages ou autres moyens de communication que le réseau social permet actuellement ou à l’avenir. Ce traitement sera soumis aux politiques de confidentialité de ce réseau social, que l’utilisateur peut consulter au lien suivant : https://www.facebook.com/policy.php. En devenant fan, on aura accès à la liste des membres ou abonnés qui ont rejoint la Fan Page. Il est également précisé que, lorsqu’un utilisateur devient fan, les actualités publiées apparaîtront également sur sa page d’accueil et que, si l’utilisateur fan commente ces publications, son commentaire ainsi que le nom de son profil et, le cas échéant, la photo qu’il y a mise, ou selon sa configuration de confidentialité, sa biographie et son étiquetage, seront accessibles par les autres fans. Dans tous les cas, l’utilisation du réseau social relève de la responsabilité de l’utilisateur.

Concernant WhatsApp, lorsqu’un utilisateur nous ajoute comme contact, nous aurons accès aux données publiques fournies par celui-ci ainsi qu’à ses mises à jour de statut. De plus, nous pourrons communiquer avec lui via cette application. La politique de confidentialité peut être consultée sur https://www.whatsapp.com/legal/.

En ce qui concerne Instagram, lorsqu’un utilisateur suit notre profil en cliquant sur le bouton « Suivre », nous aurons accès à la page de profil des personnes qui le suivent, notamment le nom d’utilisateur, les photos (si l’utilisateur a mis une photo de profil) et les publications réalisées par l’utilisateur, ainsi qu’au reste des informations publiées sur son profil, comme par exemple les utilisateurs suivis ou ses abonnés. Les données des utilisateurs qui suivent notre profil sur Instagram sont utilisées uniquement pour gérer les informations échangées entre les deux parties. La politique de confidentialité applicable à ce réseau social peut être consultée au lien suivant : https://help.instagram.com/519522125107875

En ce qui concerne TikTok, lorsqu’un utilisateur suit notre profil en cliquant sur le bouton « Suivre », nous aurons accès à la page de profil, au nom d’utilisateur, aux vidéos et publications de l’utilisateur, ainsi qu’au reste des informations publiées sur son profil, comme par exemple les utilisateurs suivis ou ses abonnés. Les données des utilisateurs qui suivent notre profil sur TikTok sont utilisées uniquement pour gérer les informations échangées entre les deux parties. La politique de confidentialité applicable à ce réseau social peut être consultée au lien suivant : https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/es

Demande de désinscription

Vous pouvez exercer votre droit d’annulation ou d’opposition au traitement de vos données en vous adressant à AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALENCIA) ou en envoyant un message à l’adresse e-mail rgpd@grupoxtra.es, avec pour objet DEMANDE DE DÉSINSCRIPTION et en indiquant vos données ainsi que l’adresse e-mail avec laquelle vous êtes inscrit. Nous répondrons à votre demande en indiquant son état ou si nous avons besoin de plus d’informations à ce sujet.

Mineurs

L’utilisateur certifie avoir plus de 14 ans et, par conséquent, posséder la capacité juridique nécessaire pour donner son consentement concernant le traitement de ses données personnelles, conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Si vous souhaitez utiliser nos services via le site web et que vous avez 14 ans ou moins, nous aurons besoin du consentement de votre tuteur légal pour conserver vos données. À défaut, nous pourrons les bloquer ou les supprimer.

Sécurité

XTRA AUTO SLU adopte des mesures organisationnelles et techniques afin de garantir la sécurité des données personnelles et d’éviter leur altération, perte, traitement ou accès non autorisé, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels elles sont exposées.

Mises à jour

Nous maintenons notre politique de confidentialité sous révision et pouvons la modifier occasionnellement (principalement afin de nous conformer aux pratiques légales et de protection des données).

Législation applicable et tribunaux compétents

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