POLITICA SULLA PRIVACY

Identità e dati di contatto del Responsabile

Le nostre informazioni identificative: XTRA AUTO SLU. Può contattarci:

• Per posta: AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALÈNCIA)
• Per e-mail: rgpd@grupoxtra.es
• Per telefono: +(34) 961 666 660
• Sito web: www.clickrent.es

La informiamo che in conformità con l'art. 37.1 del RGPD è obbligatoria la designazione di un Responsabile della Protezione dei Dati, al quale potrà rivolgersi tramite e-mail o telefono e dinanzi al quale potrà presentare tutte le questioni, dubbi, suggerimenti o esercitare i Suoi diritti ai sensi del presente Regolamento in merito al trattamento dei Suoi dati personali.

Dati del nostro DPO: Vicente M. Sancho Rodríguez (Caler Consultores, S.L.) - rgpd@grupoxtra.es.

Categorie di dati personali

Trattiamo le seguenti categorie di dati personali:

• Dati identificativi – nome e cognome, carta d'identità o equivalente.
• Dati amministrativi – ragione sociale, indirizzo, dati bancari e persone di contatto.
• Dati di contatto – e-mail, numero di telefono e indirizzo.
• Dati digitali – cookie, indirizzo IP, siti web e social network ed altri dati pubblicamente accessibili su Internet, ecc.
• Dati dei social network – dati del profilo pubblico dei social network di follower e visitatori.
• Dati canale etico – dati dell'incidente o della persona che lo segnala, relativi alle segnalazioni ricevute attraverso il canale etico.
• Dati aziendali – fornitori, clienti, amministratori e soci.
• Dati dell'utente registrato – preferenze, dati di contatto, processo di pagamento.
• Altri dati necessari per il trattamento – per ulteriori informazioni sulla categoria di dati personali nello svolgimento della nostra Attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

Come raccogliamo i Suoi dati?

Raccogliamo informazioni su di Lei dalle seguenti fonti:

Dal nostro sito web:

• Attraverso il modulo di Iscrizione.
• Attraverso la Chat Online.
• Attraverso il canale etico.
• Attraverso la registrazione come utente.
• Attraverso il processo di noleggio online sia tramite il nostro sito web che attraverso altre pagine collaboratrici.
• Attraverso Lavora con Noi.
• Concorsi attraverso EasyPromo
• Moduli META

Da altri strumenti su Internet:

• Attraverso i nostri social network.
• Attraverso e-mail a Clienti o Fornitori con cui è già esistito un rapporto commerciale precedente.
• Attraverso e-mail a Futuri clienti o interessati senza rapporto commerciale per i quali non disponiamo ancora di consenso esplicito.
• Attraverso e-mail a Interessati per i quali disponiamo del consenso attraverso i diversi moduli di contatto.

Da altre fonti:

• Quando comunichiamo o interagiamo con Lei per telefono, e-mail o tramite altri mezzi di contatto della nostra azienda.
• Quando visita le nostre strutture.
• Attraverso una visita commerciale.

Per ulteriori informazioni sui diversi meccanismi di raccolta dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

Per quanto tempo conserviamo i Suoi dati? (Periodo di Conservazione)

I dati saranno conservati finché esiste un rapporto commerciale, contrattuale o professionale con l'interessato/a e successivamente per gli anni necessari a rispettare gli obblighi legali corrispondenti in ciascun caso. Fermo restando quanto sopra, saranno conservati finché saranno necessari per il trattamento e l'interessato/a non ne richieda la cancellazione.

Per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, a fini fiscali, i libri contabili e altri registri obbligatori secondo la normativa tributaria applicabile (IRPF, IVA, IS, ecc.), nonché i supporti documentali che giustificano le annotazioni registrate nei libri (inclusi programmi e file informatici e qualsiasi altro giustificativo con rilevanza fiscale), devono essere conservati almeno per il periodo in cui l'Amministrazione ha diritto a verificare e indagare e, di conseguenza, liquidare il debito tributario, secondo gli articoli dal 66 al 70 della Legge Generale Tributaria, pari a 4 anni.

Per quanto riguarda la documentazione contabile e fiscale, a fini commerciali, libri, corrispondenza, documentazione e giustificativi relativi alla Sua attività, debitamente ordinati a partire dall'ultima registrazione effettuata nei libri, salvo disposizioni generali o speciali diverse, tale obbligo commerciale si estende sia ai libri obbligatori (entrate, spese, beni di investimento e approvvigionamenti), sia alla documentazione e ai giustificativi che supportano le annotazioni registrate nei libri (fatture emesse e ricevute, scontrini, note di credito, documenti bancari, ecc.), secondo l'articolo 30 del Codice di Commercio, per un periodo di 6 anni.

Per ulteriori informazioni sulla conservazione dei dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

A chi comunichiamo i Suoi dati?

A seconda della finalità del trattamento, i Suoi dati personali potrebbero essere comunicati o trattati da diverse categorie di destinatari:

• Collaboratori o Professionisti esterni.
• Amministrazioni pubbliche (Amministrazioni pubbliche che li utilizzino nell'esercizio legittimo delle loro competenze).
• Consulenza fiscale, contabile e del lavoro
  • Finalità: Gestione contabile, fiscale e adempimento di obblighi tributari e lavorativi.
  • Dati comunicati: Dati identificativi di clienti/fornitori/lavoratori, dati economici, fatturazione e buste paga.
  • Base giuridica: Obbligo legale (art. 6.1.c RGPD).
• Compagnie assicurative
  • Finalità: Stipula di polizze assicurative associate ai veicoli noleggiati e gestione dei sinistri.
  • Dati comunicati: Dati identificativi e di contatto del conducente, numero della patente di guida, storico dei sinistri.
  • Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6.1.b RGPD) e, in alcuni casi, interesse legittimo (art. 6.1.f).
• Aziende di manutenzione, riparazione e assistenza stradale
  • Finalità: Assistenza al conducente durante il noleggio (ad esempio, in caso di guasto).
  • Dati comunicati: Nome, telefono e ubicazione del cliente.
  • Base giuridica: Esecuzione del contratto.
• Enti finanziari o piattaforme di pagamento
  • Finalità: Elaborazione di pagamenti, incassi e rimborsi.
  • Dati comunicati: Dati bancari e della carta, dati identificativi del cliente.
  • Base giuridica: Esecuzione del contratto e adempimento di obblighi legali.
• Aziende di controllo flotte e geolocalizzazione
  • Finalità: Gestione operativa del noleggio, sicurezza del veicolo e localizzazione in caso di furto.
  • Dati comunicati: Dati di geolocalizzazione del veicolo, associati al contratto.
  • Base giuridica: Interesse legittimo (sicurezza del bene noleggiato) ed esecuzione del contratto.
• Forze dell'ordine
  • Finalità: In caso di richieste giudiziarie, multe stradali o indagini.
  • Dati comunicati: Identità del conducente, dati del contratto di noleggio, targa del veicolo.
  • Base giuridica: Adempimento di obbligo legale.
• Aziende di software o hosting (fornitori tecnologici)
  • Finalità: Supporto tecnico, hosting dei dati, sistemi di fatturazione o gestione CRM.
  • Dati accessibili: Accesso remoto a sistemi dove sono ospitati i dati dei clienti.
  • Base giuridica: Rapporto contrattuale con il fornitore in qualità di responsabile del trattamento (non comunicazione propriamente detta, ma rilevante).
• Aziende di marketing o sondaggi di soddisfazione
  • Finalità: Fidelizzazione dei clienti, miglioramento del servizio.
  • Dati comunicati: Nome, indirizzo e-mail, telefono.
  • Base giuridica: Consenso o interesse legittimo.

In ogni caso, comunichiamo i Suoi dati solo nella misura strettamente necessaria e nella forma richiesta per svolgere le finalità descritte nella presente politica sulla privacy e unicamente ad entità con cui abbiamo sottoscritto accordi che tutelano i Suoi diritti e le Sue libertà in relazione ai Suoi dati personali. Queste entità e/o professionisti considerati come Responsabili del Trattamento saranno disciplinati da quanto previsto dall'Art. 28 del RGPD e questa entità si assicura che adottino tutte le misure di sicurezza necessarie in conformità con la suddetta normativa.

La informiamo inoltre che i Suoi dati potrebbero essere trattati dalle aziende appartenenti al nostro gruppo, per finalità commerciali, amministrative, statistiche e/o finanziarie. Per informazioni più dettagliate può consultare il sito web https://grupoxtra.es.

Per ulteriori informazioni sulla comunicazione a terzi dei dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

Dove trattiamo i Suoi dati?

Al fine di svolgere la nostra attività, la prestazione dei nostri servizi e/o la vendita dei nostri prodotti, trattiamo i Suoi dati personali in conformità alle condizioni stabilite nella presente politica sulla privacy all'interno dell'Unione Europea (UE).

Per ulteriori informazioni su dove trattiamo i dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

Per quali finalità trattiamo i Suoi dati?

I Suoi dati saranno raccolti per le operazioni di trattamento rilevanti per le seguenti finalità:

Finalità proprie degli elementi del nostro sito web:

• Modulo di iscrizione:
  • Ricevere la nostra newsletter di novità.
• Lavora con noi:
  • Inserire il curriculum nella nostra banca dati del lavoro.
• Lavora con noi:
  • Raccolta di dati degli utenti per partecipare alle nostre campagne.
  • Possibilità di iscrizione alla newsletter di novità.
• Attraverso la registrazione come utente:
  • Memorizzare le preferenze come utente.
  • Monitoraggio e gestione di questioni relative all'utente.
• Attraverso il processo di noleggio online:
  • Memorizzare e gestire i dati del noleggio.
  • Effettuare il monitoraggio del noleggio.
  • Elaborare il pagamento del noleggio.
• CHAT ONLINE/AGENTE ONLINE: Risolvere dubbi o questioni relative ai nostri prodotti o servizi. I dati personali non saranno utilizzati per altre finalità.
• CHAT OFFLINE/AGENTE OFFLINE: Utilizzare i dati di contatto forniti attraverso l'apposito modulo per risolvere i dubbi sollevati dall'utente.
• Canale etico:
  • Monitoraggio e gestione dell'incidente.
  • Contatto, se necessario, con la persona che ha segnalato l'incidente.
  • Uso dei dati inseriti per la corretta risoluzione dello stesso.
• Trattamento specifico sui social network (vedi sezione social network).
• Nel caso di futuri clienti o interessati per i quali non disponiamo del consenso esplicito, questo sarà richiesto via e-mail per poter mantenere la comunicazione.

Finalità generali della nostra attività:

• Ricevere informazioni di contatto o altre richieste effettuate da Lei attraverso uno qualsiasi dei nostri canali di comunicazione.
• Attività amministrative derivanti dalla prestazione dei nostri servizi.
• Attività amministrative derivanti dalla vendita dei nostri prodotti.

Per ulteriori informazioni sulle finalità del trattamento dei dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività. Potrà revocare il Suo consenso in qualsiasi momento gratuitamente esercitando i Suoi diritti, inviando la Sua richiesta per iscritto e debitamente identificato tramite un documento comprovante, al nostro indirizzo AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALÈNCIA) o via e-mail all'indirizzo rgpd@grupoxtra.es. Per informazioni più dettagliate sull'esercizio dei Suoi diritti può consultare il nostro Registro delle Attività.

Perché possiamo trattare i Suoi dati? (Legittimazione)

L'uso dei Suoi dati alle condizioni sopra descritte è consentito dalla normativa europea e spagnola sulla protezione dei dati in conformità con le seguenti basi giuridiche:

Art.6. RGPD

• L'interessato/a ha dato il proprio consenso al trattamento dei suoi dati personali per una o più finalità specifiche.
• Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato/a è parte o per l'applicazione, su richiesta dello stesso, di misure precontrattuali.
• Il trattamento è necessario per l'adempimento di un obbligo legale applicabile al responsabile del trattamento.

Canale etico. Per il canale etico, il trattamento si basa sulla Legge 2/2023 del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione.

Per ulteriori informazioni sulla base giuridica del trattamento dei dati nello svolgimento della nostra attività, può consultare il nostro Registro delle Attività.

Quali sono i Suoi diritti?

La normativa sulla protezione dei dati Le consente di esercitare nei confronti del Responsabile del trattamento i Suoi diritti di accesso, rettifica, opposizione, cancellazione ("diritto all'oblio"), limitazione del trattamento, portabilità e di non essere oggetto di decisioni individuali.

Qualsiasi interessato/a ha il diritto di ricevere PRIMA che i suoi dati vengano raccolti, un'informazione di base di primo livello, in forma riassunta, nello stesso momento e mezzo in cui i dati personali vengono raccolti e, d'altra parte, che gli venga fornito il resto delle informazioni in un mezzo più idoneo alla loro presentazione e comprensione.

L'informazione fornita per livelli o strati sarebbe la seguente:

Informazioni 1° Livello

• L'identità del Responsabile del Trattamento.
• Quali dati saranno trattati.
• Per quale finalità.
• Dove e come sono stati ottenuti.
• La base giuridica del trattamento.
• Se saranno comunicati, ceduti o trattati da terzi.
• Il riferimento alla procedura di Esercizio dei Diritti.

Informazioni 2° Livello

• Dati di contatto del responsabile. Identità e dati del rappresentante (se presente). Dati di contatto del delegato alla protezione dei dati (se presente).
• Descrizione dettagliata delle finalità del trattamento. Termini o criteri di conservazione dei dati. Decisioni automatizzate, profili e logica applicata.
• Dettaglio della base giuridica del trattamento, nei casi di obbligo legale, interesse pubblico o legittimo interesse. Obbligo o meno di fornire dati e conseguenze della mancata fornitura.
• Destinatari o categorie di destinatari. Decisioni di adeguatezza, garanzie, norme vincolanti d'impresa o situazioni specifiche applicabili.
• Come esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati, e la limitazione o opposizione al loro trattamento.
• Diritto a ritirare il consenso prestato.

(La seguente tabella indica quali sono i Suoi diritti).

Questi diritti si caratterizzano per i seguenti aspetti:

• Il loro esercizio è gratuito.
• Può esercitare i diritti direttamente o tramite un rappresentante legale.
• Se la richiesta viene presentata per via elettronica, l'informazione sarà fornita tramite tali mezzi quando possibile, salvo che l'interessato/a richieda diversamente.
• Prima di esercitare i Suoi diritti, dobbiamo identificarLa per proteggere i Suoi dati personali da tentativi fraudolenti.
• La Sua richiesta sarà risolta entro un mese.
• Il responsabile è obbligato a informarLa sui mezzi per esercitare tali diritti. Tali mezzi devono essere accessibili e non si può negare questo diritto solo perché si sceglie un altro mezzo.
• Se il responsabile non dà seguito alla richiesta, informerà entro un mese al massimo delle ragioni della mancata azione e della possibilità di presentare reclamo a un'Autorità di Controllo.

Se desidera esercitare uno qualsiasi dei diritti descritti, può contattarci tramite il nostro Delegato alla Protezione dei Dati:

Per posta: XTRA AUTO SLU - Att. Delegato Protezione Dati - AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALÈNCIA)

Oppure via e-mail all'indirizzo: rgpd@grupoxtra.es

La informiamo che, in conformità con l'art. 37.1 del RGPD, è obbligatoria la designazione di un Delegato alla Protezione dei Dati al quale potrà rivolgersi tramite e-mail all'indirizzo indicato e al quale potrà rivolgere tutte le questioni, dubbi, suggerimenti o esercitare i Suoi diritti debitamente identificato tramite un documento comprovante, ai sensi del presente Regolamento in merito al trattamento dei Suoi dati personali.

Autorità di Controllo

Se desidera presentare un reclamo relativo al trattamento dei Suoi dati da parte di XTRA AUTO SLU, La informiamo che può contattare l'Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati, C/ Jorge Juan, 6 28001-Madrid. http://www.agpd.es

Cookie

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Per ulteriori informazioni, consulti la Politica sui Cookie del sito web.

Social network

XTRA AUTO SLU è presente sui social network, come: Facebook, Whatsapp, TikTok e Instagram. La finalità del trattamento dei dati personali è quella stabilita nelle condizioni proprie del servizio. Nel caso in cui la registrazione a determinati servizi avvenga tramite dati personali associati a un account utente, si informa che condividerà alcune informazioni contenute nel Suo account. XTRA AUTO SLU ricorda che deve conoscere le politiche di privacy di tali mezzi o social network su cui è registrato per evitare di condividere informazioni indesiderate.

Ha a disposizione le configurazioni di privacy e gestione dell'account nei social network per gestire le preferenze relative a privacy, identità, pubblicità e altri aspetti correlati.

Nel caso in cui la registrazione a determinati servizi avvenga tramite dati personali associati a un account utente, si informa che condividerà alcune informazioni contenute nel Suo account.

Le finalità dei dati raccolti nei diversi social network sono:

• Pubblicità e prospezione commerciale.
• Gestione di banche dati di clienti provenienti da campagne o promozioni per la diffusione delle nostre attività e servizi tra i nostri follower.
• Gestione relative al commercio elettronico e monitoraggio degli ordini.
• Comunicazione con clienti o interessati.
• Realizzazione di concorsi e promozioni. Raccolta di dati e pubblicazione dei risultati.

Dettagliando ciascun social network, su Facebook, quando un utente diventa fan della Fan Page ufficiale tramite il pulsante “Mi piace”, autorizza l'uso dei suoi dati personali esclusivamente su questa piattaforma di Facebook per la gestione della “Fan Page” e delle comunicazioni bidirezionali con tali follower tramite chat, pubblicazioni, commenti, messaggi o altri mezzi di comunicazione consentiti dal social network ora e in futuro. Questo trattamento sarà soggetto alle politiche di privacy di tale social network, che l'utente può consultare al seguente link: https://www.facebook.com/policy.php. Diventando fan si avrà accesso all'elenco dei membri o follower che si sono uniti alla Fan Page. Inoltre, si informa che quando un utente diventa fan, le notizie pubblicate appariranno anche nella sua home page e che, se il fan commenta tali pubblicazioni, saranno accessibili agli altri fan sia il suo commento che il nome del profilo e, se del caso, la foto presente sullo stesso o, in base alla configurazione della privacy, la biografia e i tag. In ogni caso, è responsabilità dell'utente l'uso che fa del social network.

Per quanto riguarda WhatsApp, quando un utente ci aggiunge come contatto, avremo accesso ai dati pubblici inseriti da questo e ai suoi aggiornamenti di stato. Inoltre, potremo comunicare con loro tramite questo mezzo. La politica di privacy può essere consultata su https://www.whatsapp.com/legal/.

Per quanto riguarda Instagram, quando un utente segue il nostro profilo cliccando sul pulsante “Segui”, si avrà accesso alla pagina del profilo delle persone che lo seguono, nello specifico, il nome utente, le foto (nel caso in cui l'utente abbia inserito una foto nel profilo) e le pubblicazioni effettuate dall'utente, così come ad altre informazioni pubblicate sul profilo come, ad esempio, gli utenti seguiti o i loro follower. I dati degli utenti che seguono su Instagram il nostro profilo vengono utilizzati esclusivamente per gestire le informazioni scambiate tra entrambe le parti. La politica di privacy che regola questo social network può essere consultata al seguente link: https://help.instagram.com/519522125107875

Per quanto riguarda TikTok, quando un utente segue il nostro profilo cliccando sul pulsante “Segui”, si avrà accesso alla pagina del profilo, al nome utente, ai video e alle pubblicazioni effettuate dall'utente, così come ad altre informazioni pubblicate sul profilo come, ad esempio, gli utenti seguiti o i loro follower. I dati degli utenti che seguono su TikTok il nostro profilo vengono utilizzati esclusivamente per gestire le informazioni scambiate tra entrambe le parti. La politica di privacy che regola questo social network può essere consultata al seguente link: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/es

Richiesta di Cancellazione

Può esercitare il diritto di cancellazione o opposizione al trattamento dei Suoi dati recandosi a AVDA ELS ARCS, 24 - 46940 MANISES (VALÈNCIA) o inviando un messaggio all'indirizzo e-mail rgpd@grupoxtra.es, con oggetto RICHIESTA DI CANCELLAZIONE e indicando i Suoi dati e l'indirizzo e-mail con cui è registrato. Risponderemo alla Sua richiesta indicando lo stato di questa o se necessitiamo di ulteriori informazioni a riguardo.

Minori

L'Utente certifica di avere più di 14 anni e quindi di possedere la capacità legale necessaria per prestare il consenso al trattamento dei propri dati personali, conformemente a quanto stabilito nella presente Politica di Privacy.

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XTRA AUTO SLU adotta misure organizzative e tecniche al fine di garantire la sicurezza dei dati personali e prevenirne l'alterazione, la perdita, il trattamento o l'accesso non autorizzato, tenendo conto dello stato della tecnologia, della natura dei dati memorizzati e dei rischi a cui sono esposti.

Aggiornamenti

Manteniamo la nostra politica di privacy sotto revisione e possiamo modificarla occasionalmente (principalmente per adeguarci alle pratiche legali e di protezione dei dati).

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